公務員は電話対応が本当に多い！電話ばかりだと若手職員が消耗します

こんにちは！元公務員のHiroshiです。

公務員になる方の中には、「公務員は電話対応が多いのかな」ということが気になる方もいらっしゃるでしょう。

そこで本記事では、「公務員は仕事の中で電話をどれくらい使うのか」というテーマで書いていきます。

公務員は仕事の中で電話対応が多い？

結論からいうと、電話を使うシーンは非常に多いです。

県庁や市役所といった地方公務員だと特に多いのではないでしょうか？
（国はメールをメインに使うと聞いたことがあります）

職員同士のやり取りは電話がメイン

職員どうしのやり取りは内線電話がメインになります。

しかも今の時代に固定電話です（職員ひとりひとりにスマホは配布されないので…）。

昔の仕事のやり方が残っている公務員らしいといえば公務員らしいでしょう（笑）。

もちろん役所内のすべての職員が仕事用のメールアドレスは持っていますが、メールよりも電話を使う方が圧倒的に多かったです。

 

別に急を要していない連絡事項でも、電話がかかってきます。

中には「いまメール送ったので確認してください」という全く意味をなさない内容の電話をかけてくる職員もいるほど（結構多いです）。

 

メールはあくまで資料を送ったり、電話したことの確認用に使う方が多かった印象。

僕は電話が不毛だと感じていた＆大嫌いだったので、庁内への連絡でも外部への連絡でも、全部メールを飛ばして仕事をしていましたが。

 

ちなみに僕のいた自治体では、チャットシステムも一応導入されていましたが、全く浸透せず、使っている職員はほとんどいませんでした。

外部からも電話がかかってくる

また公務員の場合だと、住民の方や一緒に仕事をしている団体などからも電話がたくさんかかってきます。

そのような方って年配の方が多いので、電話以外のツールを使えないんですよね。

相手が電話しか使えないので、こちらとしても合わせて電話を使うしかありません。

 

また、たまに意味不明な内容の電話が住民からくることもあります。

僕は県庁１年目には地場産業の振興を担当していたのですが、僕が体験した話だと…

という理不尽なこともありましたね（笑）。

特に若手の席の電話が多く鳴ります

多くの場合、役職の低い若手の席付近に外線からかかってくる電話が置かれます。

つまり、上の方の席には内線電話しかかかってこない一方、若手の席には内線と外線がかかってくるので、若手の席の電話が最も多く鳴るのです。

しかも、外線の電話は他の方に用があってかかってきた場合が大半なので、プルプル鳴るたびに自分の作業が一時的に中断させられ、仕事のリズムを乱されます。

特に若手のうちは、電話で消耗してしまいますね。

僕の同期の中でも、「電話がかかってきすぎて仕事にならない」という声が多数ありました。

電話が相手にとって迷惑だと分からない公務員は多い

ちょっと考えれば、電話がどれだけ相手にとってマイナスかどうかって分かりますよね。

電話がかかってくると全ての作業を中断して電話に出ないといけないので、仕事の生産性が非常に下がります。

つまり、電話って相手の時間を奪うツールなんですよ。

しかし、昔から電話がコミュニケーションツールとして浸透しているからか、電話をすることに対して悪気を感じない方が非常に多いです。

 

こんな感じで、相手のことを全く考えずに電話をしまくる公務員が多いのが現状です。

特に年配の方ですが、電話が相手の時間を奪うことを自覚していない方が大半である印象がありました。議員も電話をバンバンかけてきます。

本当に無駄というか、相手に対して思いやりがないなぁ〜っていつも感じていました。

 

そもそも、相手の時間を奪ってまで伝えないといけないことってほとんどないはず。

緊急の要件でも、chatworkやslackといったチャットツールを導入すれば、庁内（役所内）での連絡は十分ですし、仕事の生産性も劇的に向上するでしょう。

 

また、いまの若い世代は知らない人からかかってくる電話に出ることなんて慣れていませんし、電話が無駄で、かつ生産性を下げるものだと気づいている方も多いはず。

行政組織もチャットをどんどん導入して、少なくても職員どうしのやりとりで電話を使う機会が減っていくと良いですよね。。

というより、いつまでも原始的な電話というツールを使っていたら、若手が消耗してやめていきますよ。。

まとめ

本記事の内容をまとめておきます。

電話は本当に良いところが１つもないツール。

公務員という職業上、住民の方々と電話でやりとりするのは最低限必要ですが、職員同士はチャットの方が圧倒的に優れているかと。

今回は以上になります。ありがとうございました。